黑龙江三江美术职业学院
学生档案管理制度

学院建立学生个人档案，记载学生入学后至毕（结）业前在校期间的学习及日常生活表现情况。学生档案管理工作是学院的重要基础工作之一，为做好学生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为学生工作服务,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，制订本办法。

一、学生处是学院学生档案管理的主管部门，在分管副院长领导下，统一组织实施管理。

二、学生离校时由学院负责向有关部门或单位移交档案。学生处负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。

三、学生档案资料应包括该生在学校期间的思想、学习、生活等各方面的情况及表现。

四、学生档案管理人员的职责

1、对学生学籍变动情况进行登记汇总。协调学校做好档案的重新分类工作。

2、 统一部署、指导完成毕业生档案的整理、排序、密封及发放工作。

3、 负责接收、整理、分类、统计、保管各类学生档案及有关材料。

4、 完成毕业生各类材料的装档发放工作。

5、 配合各部门做好学生档案的查阅工作。

6、 对学生学籍变动情况进行登记。

7、 对失去保存价值的学生档案，在征求学生处领导同意后，登记造册，报经校领导批准，予以销毁。未经鉴定和领导同意不得销毁任何档案。

五、学生档案归档范围

凡是学生在我院所填写的相关表格，在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料，均应归档。

六、学生档案管理办法

1、每年度在招生结束后认真按录取新生名单核对信息，并为新生建立个人档案。

2、学生在校期间，档案以班级为单位进行管理。

3、建立学生电子档案，用来记录学生的基本信息及档案中的材料名称。

七、学生档案管理工作要求

1、档案管理人员要认识到档案工作的重要性，保证学生档案材料的完整安全。

2、对学生的档案材料应及时整理归档。

3、要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

4、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经学生处领导审批后方可查阅。

5、我校工作人员，因工作需要需查阅学生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，无极特殊情况，借阅、使用只能在档案室进行，不许拿走，可以复印。

6、外单位人员因需要查阅、借调学生档案时，必须持单位介绍信、身份证及院领导批准手续方可查阅。

7、档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将查阅档案内容泄露给他人。

8、未经校学生处的同意，不得向无工作关系的个人借阅档案。

9、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

八、本制度由学生处负责解释。自发布之日起执行。